Co to jest inwentaryzacja magazynu – definicja i cele
Inwentaryzacja w magazynie polega na dokładnym sprawdzeniu i rejestracji ilości, rodzaju i stanu wszystkich produktów znajdujących się w magazynie. Celem inwentaryzacji jest skontrolowanie, czy ilości produktów w magazynie zgadzają się z faktycznym stanem.
W trakcie inwentaryzacji pracownicy magazynu sprawdzają każdy produkt, porównując jego stan z informacjami zapisanymi w systemie magazynowym. Mogą stosować różne metody inwentaryzacji, w tym skanowanie kodów kreskowych lub ręczne zapisywanie danych.
Po zakończeniu inwentaryzacji, dane są wprowadzane do systemu magazynowego WMS, aby zapewnić aktualne informacje o stanie zapasów. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, np. braków lub uszkodzeń produktów, należy podjąć odpowiednie kroki, aby wyjaśnić ich przyczyny i wprowadzić poprawki w systemie magazynowym.
Inwentaryzacja to także element kontroli kosztów, zapobiegania przestojom oraz zapewnienia zgodności operacyjnej i księgowej. Dzięki dobrze przeprowadzonemu spisowi, firma może zoptymalizować zatowarowanie i uniknąć zamrożonego kapitału.
Chcesz zoptymalizować swój magazyn?
Odkryj, jak system WMS może zautomatyzować procesy i zwiększyć produktywność!
Dlaczego warto korzystać z zaawansowanego WMS (np. Rewista)?
Tradycyjna inwentaryzacja oparta na arkuszach papierowych wiąże się z dużym ryzykiem błędów i czasochłonnością. Zaawansowane systemy WMS, takie jak Rewista, pozwalają na:
Przebieg inwentaryzacji magazynowej – dobre praktyki
Inwentaryzacja środków trwałych w magazynie to istotny proces, który pozwala na kontrolowanie stanu zapasów i uniknięcie niemiłych sytuacji, takich jak braki w towarach lub przepełnione magazyny. Oto kilka sposobów, jak sprawnie zrobić inwentaryzację w magazynie:
1. Zaplanuj proces z wyprzedzeniem
Przygotuj się do inwentaryzacji z wyprzedzeniem, ustal datę i czas trwania procesu oraz zdefiniuj zadania, które należy wykonać podczas inwentaryzacji.
2. Zorganizuj zespół
Włącz do procesu inwentaryzacji zespół pracowników, których zadaniem będzie przeprowadzenie przeglądu stanu zapasów i zgłaszanie ewentualnych błędów. Upewnij się, że każdy z pracowników oddelegowanych do inwentaryzacji zna swoje zadania i rozumie cel inwentaryzacji.
3. Podziel magazyn na sektory
Inwentaryzuj magazyn partiami – dzięki temu nie trzeba wstrzymywać wszystkich operacji, a proces przebiega sprawniej i z większą dokładnością.
4. Wykorzystaj odpowiedni sprzęt
Użyj odpowiedniego sprzętu, jak terminale mobilne, skanery kodów kreskowych czy skanery tagów RFID, aby przyspieszyć inwentaryzację i zminimalizować ryzyko pomyłek.
5. Rejestruj dane bezpośrednio w WMS
Wprowadzaj wyniki do systemu magazynowego WMS, aby na bieżąco kontrolować postęp i unikać błędów.
6. Weryfikuj różnice i dokumentuj cały proces
Sprawdź, czy stan zapasów jest zgodny z danymi w systemie magazynowym WMS. Jeśli wykryjesz błędy, spróbuj ustalić ich przyczyny i wprowadź poprawki, aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości. Dobrą praktyką jest także dokumentacja zdjęciowa w przypadku rozbieżności.
Dobry system WMS to podstawa
Jeśli korzystasz z systemu WMS, takiego jak Rewista, cały proces może odbywać się bez konieczności zatrzymywania pracy magazynu. System pozwala na częściowe inwentaryzacje w wydzielonych strefach, co jest szczególnie ważne w firmach działających w trybie 24/7.
Narzędzia do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie
Istnieje wiele narzędzi, które można wykorzystać do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie. Kilka z nich prezentujemy poniżej:
- Sprawny WMS czyli system do zarządzania magazynem – umożliwia kontrolowanie i nadzorowanie wszystkich operacji w magazynie.
- Skanery kodów kreskowych pozwalają na szybkie i dokładne zeskanowanie kodów kreskowych znajdujących się na produktach, co ułatwia identyfikację i przetwarzanie danych.
- Systemy RFID (Radio Frequency Identification) wykorzystują etykiety z wbudowanym tagiem i umożliwiają szybkie i łatwe zlokalizowanie produktów w magazynie.
- Komputery przenośne i mobilne stacje robocze z dostępem do systemu magazynowego WMS, które w czasie rzeczywistym pozwalają pracownikom magazynu na przeglądanie i aktualizowanie informacji o stanie zapasów.
- Notatniki, długopisy, klikery, które pozwalają na ręczne zliczanie i zapisanie danych, zwłaszcza w przypadku produktów bez kodów kreskowych lub RFID. Metoda ta stosowana jest zwłaszcza w przypadku małych magazynów.
Wybór odpowiednich narzędzi zależy od indywidualnych potrzeb, specyfiki i wielkości magazynu. Ważnym czynnikiem jest korzystanie z rozwiązań, które są łatwe w użyciu, dokładne i umożliwiają szybkie przetwarzanie danych.
Narzędzie | Zastosowanie |
WMS Rewista | Zarządzanie procesem inwentaryzacji, tworzenie arkuszy, analiza różnic, raporty |
Skanery kodów kreskowych | Szybkie, precyzyjne skanowanie etykiet towarowych z minimalnym ryzykiem błędu |
Terminale mobilne | Urządzenia mobilne do pracy w trybie online/offline, także w strefach chłodniczych |
Systemy RFID | Inwentaryzacja dużej liczby produktów bez potrzeby widoczności etykiety |
Aplikacje mobilne WMS | Umożliwiają prowadzenie inwentaryzacji na Androidzie lub Windows (np. WMS Rewista) |
Kartki/papier/klikery | Rozwiązanie awaryjne – używane w przypadku braku oznaczeń lub awarii systemu |
Bramki Rewista Gate Control (opcjonalnie) | Automatyczna kontrola przepływu towarów przez punkty wyjścia / wejścia |
Systemy głosowe (Voice) | Praca z komunikatami głosowymi – wolne ręce, większa ergonomia, mniej błędów |
Potrzebujesz zintegrowanego systemu zarządzania magazynem?
Zainwestuj w profesjonalne rozwiązanie WMS, które zwiększy wydajność Twojej firmy!
Jak przeprowadzić inwentaryzację w WMS Rewista?
Etap 1: Rozpoczęcie inwentaryzacji w aplikacji desktopowej
- Administrator uruchamia proces inwentaryzacji z poziomu aplikacji na komputerze.
- Wybiera typ inwentaryzacji (pełna lub cząstkowa).
- Tworzy skład komisji inwentaryzacyjnej – tylko jej członkowie mogą realizować zadania inwentaryzacyjne.
- Definiuje zakres: lokalizacje, grupy produktów, osoby odpowiedzialne.
Etap 2: Liczenie na terminalach mobilnych
- Pracownicy z komisji logują się do aplikacji mobilnej.
- W menu wybierają zakładkę „Inwentaryzacja” i przystępują do działania.
- Po wpisaniu lokalizacji system automatycznie pobiera dane o zasobach w danym pomieszczeniu.
- Rejestrowanie odbywa się z wykorzystaniem kodów kreskowych i technologii RFID.
Informacje dostępne w czasie rzeczywistym:
- Co zostało zinwentaryzowane?
- W jakiej ilości i z jakimi parametrami?
- W jakiej lokalizacji?
- Przez kogo i kiedy?
Bezpieczeństwo i kontrola
- Każde „gniazdo” (pomieszczenie lub strefa) można zakończyć tylko po zeskanowaniu wszystkich zasobów.
- Zamknięcia nie może wykonać operator – wymagane jest potwierdzenie przez koordynatora.
- System uniemożliwia przypadkowe zakończenie inwentaryzacji lub pominięcie zasobów.
Etap 3: Weryfikacja i raportowanie
- Administrator w aplikacji desktopowej ma dostęp do wszystkich danych zebranych przez zespół.
- Ma możliwość edycji lub usunięcia pozycji (z ograniczeniami).
- Dane mogą być eksportowane do plików PDF, XML lub CSV.
- W przypadku integracji z systemem ERP możliwe jest porównanie stanów Rewista z ewidencją ERP.
- Generowane są dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) i PW (przychód wewnętrzny) na podstawie różnic stanów.
Inwentaryzacja w systemie Rewista to proces dopracowany i zgodny z rzeczywistymi wymaganiami operacyjnymi. Dzięki współpracy aplikacji desktopowej i mobilnej możliwe jest szybkie działanie, eliminacja błędów oraz pełna kontrola nad zgodnością danych – od planowania aż po końcowe raporty.
Rodzaje inwentaryzacji na magazynie
Inwentaryzacja w magazynie może odbywać się na kilka różnych sposobów. Najczęściej spotykanymi rodzajami inwentaryzacji są:
- Inwentaryzacja ciągła polega na systematycznym porównywaniu stanu faktycznego z systemowym. To taki rodzaj inwentaryzacji, który odbywa się na bieżąco, wraz z przyjęciami i wydaniami towarów.
- Inwentaryzacja cykliczna czyli inwentaryzacja wykonywana okresowo, np. co kwartał lub co pół roku.
- Inwentaryzacja roczna to najczęstszy rodzaj inwentaryzacji, która odbywa się raz w roku i polega na zliczeniu całego stanu magazynowego.
- Inwentaryzacja kontrolna to specjalny rodzaj inwentaryzacji, w którym, aby uniknąć oszustw i nieprawidłowości, magazynierzy nie zostają poinformowani o dokładnym terminie inwentaryzacji.
- Inwentaryzacja specjalna to rodzaj inwentaryzacji, który jest przeprowadzany z określonego powodu, np. w przypadku przeprowadzki magazynu, kontroli podatkowej czy policyjnej lub likwidacji działalności.
- Inwentaryzacja przyjęcia/wydania jest wykonywana w momencie przyjęcia lub wydania towaru z magazynu, która pozwala na sprawdzenie, czy stan faktyczny zgadza się ze stanem systemowym.
Automatyzacja inwentaryzacji – głos i skanery bramkowe
W nowoczesnych magazynach coraz częściej stosuje się:
- Systemy głosowe (np. Honeywell Voice) – umożliwiają pracę bez użycia rąk, z komunikatami głosowymi i potwierdzaniem operacji.
- Skanery i bramki kontrolne – jak np. Rewista Gate Control, które automatycznie wykrywają przemieszczające się towary i umożliwiają bezkontaktowe rejestrowanie ruchów magazynowych.
- Wspomniana wcześniej technologia RFID – pozwala na jednoczesne odczytywanie wielu tagów, bez konieczności bezpośredniego skanowania.
Automatyzacja podnosi efektywność, redukuje błędy i pozwala lepiej zarządzać zasobami.
Podsumowanie
Inwentaryzacja to niezwykle ważny element utrzymania dobrej organizacji magazynu i minimalizacja kosztów. To proces wymagający czasu i zaangażowania, dzięki któremu przedsiębiorstwo uzyskuje dokładne informacje na temat stanu zapasów. To jak zrobić inwentaryzację magazynu, zależy od wielu różnych czynników. W skład inwentaryzacji wchodzi także kontrola bezpieczeństwa, która obejmuje sprawdzenie dostawców, wyeliminowanie zbędnych produktów oraz określenie potencjalnych ryzyk. Podczas inwentaryzacji magazynu należy przestrzegać procedur i skrupulatnie odnotowywać stany magazynowe w systemach magazynowych.
Planujesz wprowadzenie systemu magazynowego WMS w Twoim magazynie? Wybierz nasze autorskie rozwiązanie WMS Rewista. Skonsultuj się z nami i skorzystaj z naszego doradztwa.
- Wybierz dogodną dla siebie datę konsultacji klikając poniżej przycisk „Zarezerwuj”
- Nasi eksperci oddzwonią do Ciebie w wybranym terminie
- Bezpłatna konsultacja potrwa 15 minut
